Gestão Documental
descrição
Na realidade atual das organizações, a Gestão Documental representa um papel fundamental para a obtenção de vantagens competitivas relativas à concorrência. Mas só as conseguirá obter, quem realmente se preocupar com o tema.
Neste processo estão envolvidos volumes de informação que crescem exponencialmente, o que potencializa o risco de perda, dificulta e compromete o rápido acesso à informação pretendida, e implica em aumento de custos.
Um sistema de Gestão Documental & Workflow é muito mais do que um sistema de informação integrado. Um sistema deste tipo é um conjunto de serviços, metodologias e tecnologias que, combinados entre si, fornecem uma solução para a maior parte dos desafios com que as organizações se debatem nos dias de hoje.
Um dos nossos objetivos é ajudar nossos clientes a pensar e repensar o seu próprio futuro, fornecendo uma solução para estes desafios.
Desafios da Gestão Documental / Processos
Desafios a superar:
• Desorganização da informação;
• Rentabilização do conhecimento gerado;
• Insuficiente aproveitamento dos recursos;
• Baixa produtividade, desempenho e eficácia nas diferentes áreas operacionais;
• Fraco atendimento ao cliente.
SIGACloud
O SIGACloud é um sistema integrado de gestão administrativa que engloba todas as componentes de Gestão Documental e processos das organizações, baseado nas mais modernas funcionalidades existentes no mercado, tornando-o numa solução state of the art.
Traz para o mercado, não só uma gama de funcionalidades que imprimem uma nova e avançada dinâmica à gestão documental, como uma estrutura de acesso mais leve e flexível, melhorando a gestão do ciclo de vida dos documentos e gestão de processos, permitindo a extinção e/ou a automatização de processos de negócio e de decisão.
Desenvolvido em tecnologia Microsoft para ambientes Web, o SIGACloud possui um interface user friendly, garantindo as mais elevadas taxas de utilização, mantendo as suas estruturas mais leves e móveis para que, cada vez mais, se possa acessar à informação aí inserida, a qualquer hora, em qualquer lugar e a partir de qualquer dispositivo móvel com sistema Microsoft.
Benefícios
• Reduzido time to market na disponibilização da solução;
• Solução integrada de Digitalização, Captura, Classificação, Produção e Gestão de Documentos e Processos;
• Acesso à informação de forma fácil e integrada, em plataforma Web;
• Aumento da Produtividade, Melhoria da Qualidade e Redução de Custos;
• Integração com Sistemas Existentes (ERP, CRM, Intranet, Outros);
• Facilidade de Administração e Atualização de Versões.
Consultoria
Razões para escolher a implantação dos nossos serviços:
• Redução de custos;
• Experiência em Consultoria e Análise de Processos Documentais;
• Garantia de confidencialidade e segurança da sua informação;
• Acesso à informação digital de forma rápida, permanente e em qualquer lugar;
• Fácil integração da informação com os sistemas da sua empresa;
• Garantia de um serviço otimizado, flexível e com elevado grau de automação, maximizando a produtividade da sua empresa.
Experiência:
+ 100 Implantações em diferentes Clientes;
+ 2.000 Processos Levantados e Parametrizados;
+ 5.000 Utilizadores no Universo SIGACloud;
+ 2.000.000 Documentos Classificados;
+ 5 Anos Maturidade da Solução SIGACloud.
Serviços especializados:
• Levantamento e Análise de Processos e Necessidades;
• Instalação, Configuração e Parametrização de Processos;
• Desenvolvimento de Novas Funcionalidades;
• Integração com Sistemas Terceiros;
• Migração de Histórico de Documentos e Processos;
• Formação a Administradores e Utilizadores;
• Suporte e Acompanhamento ao Projeto.
características
- Acesso, Autenticação e Segurança
- Solução Cloud e on-Premise
- Gestão de Perfis e Utilizadores:
- Flexibilidade
• Permite o controle de acessos através de login e password, integrando com “Active Directory” utilizando “Single Sign On”
• Permite a gestão do ciclo de vida dos documentos, controle das versões e acesso, sem esquecer as questões relacionadas com a integridade e segurança da informação em toda a organização.
• Poderá ser utilizado em versão Cloud (na nuvem) ou em versão on-Premise (dentro de casa), dependendo das necessidades e espeficidades de cada Cliente.
• Possibilita limitar a informação que pode ser introduzida, alterada, eliminada e consultada no sistema;
• Possibilidade de condicionar e restringir o acesso a menus e módulos do sistema de acordo com o perfil dos utilizadores.
• Configuração parametrizável de acordo com as necessidades e interesses de cada Cliente.
- Registo de Entradas User Friendly
- Gestão de Pendentes e Consultas
- Reconhecimento e Indexação Automática
• Registo de correspondência física por digitalização;
• Registo de e-mail por importação;
• Registo de arquivos diversos (Office, PDF e imagens);
• Criação automatizada de documentos (internos e para impressão) e gestão de versões;
• Definição de formulários de indexação.
• Esta funcionalidade permite a gestão por utilizador de todos os seus documentos, dossiês e processos pendentes para execução de uma determinada tarefa;
• Relativo às pesquisas de documentos ou processos existem três formas de efetuá-los: Pesquisa simplificada por palavra-chave tipo Google; pesquisa avançada baseada na conjugação de qualquer atributo do documento ou processo; ou ainda pesquisa por conteúdo dos documentos.
• Através de algumas funcionalidades disponibilizadas pelo SIGACloud, ou pela integração deste com ferramentas específicas adaptadas às necessidades de cada cliente, efetua-se a digitalização e a indexação automática dos documentos, com recurso ao OCR;
• Torna-se possível processar e indexar grandes volumes de faturas, folhas de despesas, guias, contratos, formulários ou outro tipo de documento, permitindo que os dados recolhidos de cada documento sejam integrados no principal sistema ERP/ financeiro da organização.
- Produção Documental
- Partilha de Documentos em tempo-real entre Utilizadores
- Assinaturas Digitais e Digitalizadas
• Incorpora o Word e Excel para a produção de qualquer template de documento, com a informação contida na solução.
• Ferramenta para colaboração em tempo real;
• Permite aos utilizadores com acesso aos documentos a possibilidade de trabalharem em conjunto na produção documental.
• Permite a utilização de assinaturas digitais, sejam elas simples ou através de certificados digitais, garantido a integridade dos documentos e a autenticidade dos utilizadores.
- Plano de Classificação
- Relatórios e Indicadores de Gestão
- Gestão de Processos e Workflow
- Gestão de Alertas
• Os documentos ou processos podem também ser catalogados segundo um plano de classificação baseado numa estrutura hierárquica funcional, com o objetivo de normalizar os códigos de classificação.
• Disponibiliza um conjunto de relatórios, que permitem aos administradores da aplicação retirar vários indicadores do sistema;
• Estes indicadores dizem respeito a documentos, processos, circulações, workflows, tarefas, períodos de retenção física dos documentos e digitalizações.
• O motor de workflow é composto por um conjunto de ações e regras que permitem definir, gerir e otimizar os processos de cada organização, e integrar com sistemas terceiros, nomeadamente ERP’s através dos Web Services;
• Permite ainda desenhar os workflows com todos os seus fluxos, ações e/ou tarefas e associá-los a documentos ou processos.
• Permite definir regras específicas associadas a metadados de documentos ou processos, permitindo ainda todo o controle de prazos.
- Integrações/Webservices
- Escalabilidade na Utilização
- Classificação de Documentos/Tramitação de Processos
• Disponibiliza um conjunto de interfaces, baseados em webservices que permitem integrar com os mais variados sistemas;
• Qualquer aplicação de terceiros pode interagir com esses webservices e ler ou gravar informação na base de dados do SIGACloud;
• Ao longo dos últimos anos o SIGACloud tem acumulado um conjunto de experiências em projetos de integração com os principais ERP’s do mercado, nomeadamente SAP, Oracle, Navision, Primavera, PHC, entre outros;
• Conversa ainda com as principais marcas de Impressoras, Digitalizadoras e Fax’s.
• Com os diferentes componentes da solução SIGACloud, conseguirão acompanhar o crescimento e a evolução da organização, respondendo a cada momento às necessidades específicas de gestão de informação.
• Permite classificar documentos e e-mails segundo os critérios definidos, como por exemplo o tipo de documento, remetente, destinatário, assunto, processo a que pertence, data, entre outros.
- Evolução Constante
- Gestão de Despachos, Pareceres, Informações e Aprovações
- Taxa de Usabilidade Elevada
• A solução SIGACloud é totalmente evolutiva, acompanhando as novas realidades, permitindo a incorporação de novas funcionalidades, processos e tecnologias rapidamente e com adaptação às necessidades existentes.
• Todos os despachos, pareceres, informações e aprovações podem ser realizados e geridos no SIGACloud, e consultados em qualquer momento.
• A concepção e o desenvolvimento gráfico da solução apresentam um elevado grau de praticidade, apoiado numa interface web user friendly, intuitiva e concebida de acordo com as normas e boas práticas;
• Apresenta também facilidade de instalação, configuração e manutenção.
• Consulte os seus documentos ou processos pendentes ou efetue pesquisas sobre os mesmos a partir de qualquer equipamento móvel com sistema operativo da Microsoft.
• Acessibilidade em termos econômicos à maioria das pequenas, médias e grandes organizações.
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